Meldungen, Handwerkeraufträge, Rechnungen, Fristen, Ablage: An jeder Übergabe sitzt ein Mitarbeiter, der überträgt, nachfasst und daran denken muss. Diese Übergaben richte ich so ein, dass sie ohne Zutun laufen.
Unverbindlich, etwa eine Stunde, bei Ihnen im Büro.
Ein Vorgang liegt seit Wochen — und bemerkt hat es der Eigentümer zuerst.
Dieselbe Angabe steht in drei Systemen. Erfasst wurde sie dreimal.
Beim Handwerker wird nachgefasst, sobald jemand zufällig daran denkt.
Die Ablage stimmt erst, wenn abends jemand nacharbeitet.
Das sind keine Fehler Ihres Teams, sondern Lücken zwischen Programmen, die nie dafür vorgesehen waren, Daten auszutauschen.
In einer Verwaltung summieren sich viele kleine Reibungsverluste zu einem großen. Dies sind die Bereiche, in denen sich das am schnellsten bemerkbar macht.
Aus Anruf, E-Mail und Formular entsteht ein Vorgang mit Objekt, Zuständigkeit und Frist — noch während des Gesprächs.
Beauftragung, Terminbestätigung, Nachfassen und Rückmeldung an den Melder, ohne dass jemand den Stand im Kopf behalten muss.
Eingang, Zuordnung zum Objekt, Freigabe, Ablage — jeder Schritt nachvollziehbar, auch Jahre später.
Ausstände fallen auf, bevor sie alt werden. Erinnerungen in Ihrer Tonlage, Eskalation nach Ihren Vorgaben.
Was die Versammlung beschlossen hat, bleibt nachverfolgbar, bis es erledigt ist — und nicht nur im Protokoll.
Meldung, Unterlagen und Stand der Regulierung an einer Stelle statt in fünf E-Mail-Verläufen.
Stammdaten, Zählerstände, Unterlagen, Bestätigungen: dieselbe Abfolge, jedes Mal vollständig.
Wartungen, Prüfungen, Ablesungen, Versammlungen — angekündigt, bevor sie drängen, nicht erst dann.
Dokumente werden dort abgelegt, wo später gesucht wird. Wiederkehrende Auskünfte lassen sich ohne Suche erteilen.
Welche dieser Bereiche sich bei Ihnen lohnen, entscheidet die Bestandsaufnahme, nicht diese Seite. Begonnen wird mit einem einzigen Ablauf — dem, der Sie derzeit am meisten kostet. Läuft dieser stabil, kommt der nächste hinzu.
Etwa eine Stunde bei Ihnen im Büro. Wir gehen einen Ihrer Abläufe so durch, wie er tatsächlich stattfindet. Danach wissen Sie, ob sich eine Umsetzung rechnet — auch wenn die Antwort nein lautet. Den Vorgang bekommen Sie auf Papier; das Blatt gehört Ihnen.
Sie erhalten ein Angebot mit festem Preis, festem Umfang und verbindlichem Termin. Eingerichtet wird auf einem Konto, das auf Ihren Namen läuft. Die Abnahme erfolgt erst, wenn die vereinbarten Kriterien erfüllt sind.
Laufende Kontrolle, Aktualisierungen und Anpassungen, sobald sich bei Ihnen etwas ändert. In festen Wartungsfenstern, monatlich abgerechnet.
Ich ersetze Ihr Verwaltungsprogramm nicht und schule niemanden um, sondern verbinde, was bereits vorhanden ist. Ihr Team arbeitet weiter wie bisher — ohne die Übertragungsarbeit dazwischen.
Vertrag und Zugang laufen auf Ihren Namen, Ihre Daten liegen in Ihrem eigenen Konto. Endet die Zusammenarbeit, läuft das System unverändert weiter; Sie benötigen lediglich jemanden für die Betreuung.
Bekannte Fehlerquellen, Abnahmekriterien und der Rückfallweg stehen schriftlich fest, bevor etwas produktiv geht. Das Verhalten bei fehlerhafter oder unvollständiger Eingabe ist Teil der Planung, nicht ein Fall für später.
Reaktionszeiten sage ich in Werktagen zu, nicht in Stunden — dafür gilt, was zugesagt ist. Fällt einmal etwas aus, arbeiten Sie weiter wie zuvor: Kein Ablauf setzt voraus, dass ich erreichbar bin.
Die Einrichtung wird einmalig berechnet, die Betreuung monatlich. Die Höhe hängt davon ab, wie viele Vorgänge bei Ihnen anfallen und wie viel davon heute von Hand erledigt wird. Deshalb steht hier keine Zahl, sondern im Angebot nach der Bestandsaufnahme — dann verbindlich.
Das Erstgespräch ist kostenfrei. Sehe ich dabei keinen Ansatz, der sich für Sie rechnet, sage ich Ihnen das — statt Ihnen etwas zu verkaufen.
Nein. Ich setze außerhalb an und lasse Ihr Programm unangetastet. Ein Wechsel wäre teurer als das Problem, das er lösen soll.
In einem Konto, das auf Ihren Namen läuft. Meinen Zugang regeln wir schriftlich; Sie können ihn jederzeit entziehen.
Das System läuft weiter, es hängt nicht an meiner Person. Die Dokumentation ist so angelegt, dass ein anderer Dienstleister die Betreuung übernehmen kann, ohne neu anzufangen.
Nein. Es nimmt Ihrem Team ab, wofür es nicht eingestellt wurde: übertragen, nachfassen, daran denken. Entschieden wird weiterhin bei Ihnen.
Der Termin steht verbindlich im Angebot. Ich nehme bewusst nur wenige Projekte gleichzeitig an — damit dieser Termin hält.
Für die Bestandsaufnahme etwa eine Stunde, für Rückfragen während der Einrichtung noch einmal ein bis zwei Stunden verteilt. Mehr brauche ich von Ihnen nicht — die Arbeit liegt bei mir.
Innerhalb seiner Grenzen oft ja. Die Zeit geht aber dort verloren, wo das Programm endet: beim Postfach, beim Handwerker, bei der Versicherung, in der Ablage. Genau diese Übergänge sehe ich mir an.
Wenn jeder Vorgang bei Ihnen anders verläuft und niemand sagen kann, wie häufig er vorkommt, lohnt sich eine Automatisierung noch nicht. Das sage ich Ihnen im Erstgespräch — investiert haben Sie dann eine Stunde, nicht mehr.
Buildmatic ist mein Betrieb. Ich nehme nur so viele Projekte an, wie ich dauerhaft selbst betreuen kann — Sie sprechen bei jeder Frage mit demjenigen, der Ihr System gebaut hat.
Was ich einrichte, erkläre ich Ihnen so, dass Sie es selbst verstehen und im eigenen Haus weitergeben können. Ein System, das nur sein Erbauer versteht, ist ein Risiko und keine Entlastung.
Ich bringe keine Präsentation mit, sondern Fragen. Sie erhalten danach eine belastbare Einschätzung — auch wenn sie gegen einen Auftrag spricht.
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